Informační systém SAP Business One pro řízení distribuce strojních součástí

ARKOV – autorizovaný distributor ložisek SKF, INA, FAG, KINEX, ZKL

„Naším cílem je maximálně vyhovět potřebám našich zákazníků. Díky informačnímu systému SAP Business One jsme schopni nabídnout individuální přístup, rychle reagovat na jejich požadavky a většinu zakázek expedovat během jediného dne. Proto nejvíce oceňujeme okamžitý přístup k přesným informacím, které systém poskytuje a možnosti integrace internetového obchodu se strojními součástmi a softwaru pro řízení zásob.“
Jiří Urban, jednatel společnosti

Široký sortiment ložisek, řetězů, těsnění…

Společnost ARKOV již od roku 1992 patří mezi největší dodavatele strojních součástí v České logo arkovrepublice - jedná se především o ložiska a jejich příslušenství (ARKOV je autorizovaným distributorem renomovaných výrobců SKF, INA, FAG, KINEX, ZKL), těsnění, řemeny, řetězy, spojovací materiál, hydraulické, pneumatické systémy a komponenty.

Své postavení si ARKOV vydobyl také díky individuálnímu přístupu a nabídce služeb. Součástí nabídky firmy je projektování a výroba strojních komponent podle požadavků zákazníka, oprava hydraulických zařízení, mobilní servis a údržba.

Kvalitní služby a individuální přístup

Díky propracované logistice a skladovým zásobám (cca 150 000 strojních součástí) dochází k rychlému odbavení zakázky - cílem je, aby expedice zboží proběhla ve stejný den jako objednávka - v roce 2010 bylo odbaveno více než 15 000 objednávek, denně z firmy odešlo téměř 70 zásilek.

Kromě zásilkového prodeje, internetového obchodu a prodejen ve Slatiňanech, Pardubicích, Jičíně a Žatci mohou zákazníci využívat havarijní non-stop služby pro okamžitou distribuci ložisek a jejich dalšího sortimentu. ARKOV je tak schopen flexibilně reagovat na požadavky svých zákazníků.

Orientace na zákazníka a optimalizace procesů

Informační systém, který ARKOV původně využíval, byl primárně orientován na skladové hospodářství, účetnictví a mzdy. S růstem firmy a díky konkurenčnímu prostředí se stále více projevovala potřeba důsledné orientace na zákazníka a zvyšování úrovně zákaznického servisu - nabídka relevantních služeb, rychlé odbavení zakázky.

Dalším důvodem pro změnu systému byla nutnost optimalizace vnitropodnikových procesů tak, aby byly jasně definované, kontrolovatelné a řiditelné.

Výběrové řízení

Pro výběrové řízení byla stanovena tato hlavní kritéria:
  • Řízení podnikových procesů
  • Orientace na zákazníky
  • Řízení zásob
  • Řízení nákladů
  • Snadné získávání dat
  • Dohledatelnost a kontrola
  • Rozšiřitelnost systému do budoucna
  • Otevřenost systému - možnost integrace
  • Cena

Pro účely výběrového řízení byli cíleně osloveni hlavní dodavatelé informačních systémů pro menší a střední podniky. Mezi poptanými byla také společnost SAP coby celosvětový leader na trhu podnikových řešení s informačním systémem SAP Business One.

Vítězné řešení Versino Solution Factory na platformě SAP Business One nejlépe odpovídalo nastaveným požadavkům firmy a nabízí perspektivu dlouhodobého rozvoje.

Implementované řešení

Celý projekt dodávky, implementace a následné podpory ve firmě ARKOV zajišťuje společnost Versino CZ, s. r. o. Řešení Versino Solution Factory rozšiřuje standardní funkcionalitu informačního systému SAP Business One především v oblastech distribuce a výroby. Díky otevřenosti SAP Business One bylo možno systém propojit s internetovým obchodem a specializovaným software pro optimalizaci nákupu a skladových zásob Planning Wizard.

Informace o zakázce, optimalizace skladových zásob

Nasazením informačního systému SAP Business One získala společnost ARKOV komplexní nástroj pro správu všech firemních procesů. Důsledná standardizace a automatizace postupů pomohla zpřehlednit některé procesy a tím i částečně redukovat administrativní úkony.

Informační systém SAP Business One integrovaný se specializovaným nástrojem Planning Wizard poskytují platformu pro kvalitní předpověď poptávky a efektivní řízení materiálových toků a zásob. Planning Wizard detailně analyzuje konkrétní charakter každé položky s respektováním specifických dodavatelských termínů vyřízení objednávky, variabilitu v dodávkách, variabilitu ve spotřebě, odlišné výrobní dávky a další klíčové parametry ovlivňující výši zásob a celý materiálový tok. Díky těmto analýzám firma dokonale kontroluje své skladové zásoby a optimalizuje svůj nákup s ohledem na jejich obrátku. Další úspory přináší možnost sdružovat nákupní objednávky a profitovat tak z množstevních slev a zároveň nabídnout zákazníkům zajímavé ceny zboží.

Přístup k informacím v reálném čase umožňuje prodejcům okamžitě získat přehled o dostupnosti zboží a tím naplánovat celou dodávku včetně přípravy balicích listů. O stavu své zakázky je zákazník průběžně informován a ve chvíli jejího odeslání získá také číslo zásilky u přepravní služby, aby mohl využít služeb on-line sledování.

Řešení pro řízení a plánování výroby Versino Production Factory rozšiřuje standardní funkcionalitu informačního systému SAP Business One. Prostřednictvím odváděcího místa tak ARKOV získává důležité informace o stavu výrobní zakázky i další data důležitá pro dlouhodobé plánování zakázek a kapacity. Při zakázkové výrobě hydraulických hadic se využívá konfigurátor, který pomáhá správně sestavit montážní zakázku na základě definovaných parametrů.

Zhodnocení

Společnost ARKOV hodnotí své rozhodnutí pro SAP Business One a Versino Solution Factory jako správné. Implementace systémového řešení přinesla očekávané výsledky a navíc napomohla firmě s optimalizací klíčových procesů.

Název společnosti: ARKOV, spol. s r.o.
Sídlo: Slatiňany
Obor: Výroba a opravy hydraulických hadic, distribuce ložisek a hydraulických komponent
Počet zaměstnanců: 50
Roční obrat: 140 mil. Kč
Export do zemí: EU, Ukrajina

Software: SAP Business One, oborová řešení Versino Distribution Factory, Versino Production Factory, Planning Wizard
Hardware: IBM
Operační systém: Microsoft
Databáze: Microsoft SQL
Počet uživatelů: 30